La création automatique des métadonnées
L'assignation automatique des étiquettes de rétention et de sensibilité
L'aiguillage automatique vers différents systèmes de gestion de contenu
Décentralisation de la gouvernance des métadonnées pour de multiples systèmes
C3 est le complément idéal de Microsoft 365. C3 apporte des fonctionnalités avancées qui ne sont pas disponibles dans Microsoft 365. C3 s'intègre de manière transparente directement dans l'environnement 365 pour automatiser de nombreuses tâches de gouvernance de l'information normalement déléguées aux utilisateurs.
C3 attribue des descripteurs de métadonnées riches et précis au contenu créé via Microsoft 365. Les utilisateurs n'ont pas à passer par la tâche fastidieuse de création manuelle de métadonnées pour chaque nouveau document qu'ils créent. En effet, C3 crée une couche de métadonnées virtuelles qui est non seulement compatible avec Microsoft 365 mais également avec plus de 30 systèmes de gestion de contenu différents, y compris SharePoint et OpenText Content Server.
La fonction d’indexation automatisée (création automatique de métadonnées) de C3 fournit plus que de simples métadonnées standard, elle a également la capacité d'appliquer des règles de conservation, des niveaux de confidentialité ainsi que d'autres règles de conformité de façon complètement automatisée ou en mode d'aide à la décision en fonction des besoins et des politiques de l'organisation.
C3 va au-delà des solutions actuelles axées sur l'intelligence artificielle (IA). C3 utilise des algorithmes d'IA qui sont définis dans le contexte d'une architecture de l’information structurée orientée métier (AISOM). Cette approche améliore considérablement la précision et la flexibilité de du moteur d’indexation automatique C3. Cela permet également aux organisations d’impliquer les utilisateurs tout au long du développement de leur architecture de l’information et de la configuration des algorithmes d’indexation automatique, y compris la possibilité de collecter les données nécessaires à l’entrainement des algorithmes d'IA directement auprès des créateurs de l'information.
Les organisations de toutes tailles produisent une énorme quantité d'informations dans leurs activités quotidiennes. La productivité des utilisateurs est souvent diminuée, car les employés doivent passer de plus en plus de temps à gérer et à rechercher des
documents, des courriels (mails) et d’autres contenus au lieu de se concentrer sur leur travail. Le contenu désorganisé et chaotique empêche les employés d’accéder aux informations pertinentes à leur fonction. Cela a des répercussions négatives pour les utilisateurs qui ont de la difficulté à trouver rapidement les informations précises nécessaires à une prise de décisions éclairée, en particulier de nos jours où des informations clés se trouvent sur plusieurs plates-formes différentes souvent dématérialisées.
L’ajout de métadonnées riches et cohérentes permet d’organiser efficacement le contenu tout en favorisant la traçabilité des données. Malheureusement, les utilisateurs ne souhaitent pas créer de métadonnées manuellement et Microsoft 365 n’a pas la capacité de créer automatiquement des métadonnées descriptives riches. La création de métadonnées est perçue comme complexe et chronophage : les utilisateurs veulent se concentrer sur leur travail, pas sur des tâches de gestion de l’information.
C3 s’intègre de manière transparente à Microsoft 365 pour automatiser la création de métadonnées avec ou sans intervention de l’utilisateur. C3 a la capacité d’acheminer automatiquement le contenu et ses métadonnées associées directement vers l’emplacement approprié dans le système ECM de votre choix (SharePoint et bien d’autres). Cela fournit une solution simple pour relier les données et les informations stockées dans plusieurs systèmes
Dans les systèmes ECM traditionnels, les utilisateurs sont exposés à une structure de dossiers complexe. La complexité de la structure des dossiers n’est pas seulement motivée par les besoins de navigation, mais également par la nécessité de créer des niveaux de dossiers supplémentaires afin que les documents qui y sont enregistrés puissent hériter des bons droits d’accès ainsi que des bonnes règles de conservation.
Avec cette approche, il existe un risque que les systèmes ECM deviennent une structure de « disque réseau » glorifiée. La complexité de la structure de dossiers qui en résulte est une source de confusion et d’erreur pour les utilisateurs et les administrateurs.
C3 peut aider à résoudre ce problème en appliquant automatiquement les métadonnées, les droits d’accès et les règles de conformité au niveau du document. Cela inclut l’attribution automatique de règles de confidentialité et de rétention pour un document précis. En outre, C3 peut être configuré pour activer des règles d’aiguillage de contenu directement de Microsoft 365 ou de MS Explorer vers les dossiers existants dans différents systèmes de gestion de documents.
C3 gère les métadonnées dans plusieurs langues. Par exemple, lorsque des documents sont enregistrés à partir de Microsoft 365 vers SharePoint ou d’autres plates-formes, les valeurs de métadonnées peuvent être enregistrées simultanément dans plusieurs langues. Les métadonnées dans toutes les langues seront alors disponibles pour la recherche.
Dans la plupart des systèmes ECM (ici nous utilisons SharePoint et Open Text Content Server comme exemple, mais la même fonctionnalité C3 est compatible avec plus de 30 systèmes différents) les taxonomies ou listes de sélection de métadonnées telles que les listes/taxonomies de la banque de termes SharePoint ou la liste de sélection de métadonnées (pick list) dans Content Server, doivent être gérées manuellement. Il s’agit d’un processus long qui a un impact significatif sur l’expérience utilisateur puisque les utilisateurs sont souvent bloqués ou retardés d’enregistrer leur contenu.
Avec le module de gouvernance C3, les utilisateurs peuvent demander des ajouts aux listes de métadonnées ou aux taxonomies en temps réel grâce à l’interface C3 pour Microsoft 365. Les changements suggérés sont immédiatement affichés dans un tableau de bord pour approbation ou rejet par une personne ou un groupe qui a la responsabilité de la gestion du champ de métadonnées impliqué dans la suggestion. Cette responsabilité est habituellement assignée à une personne ou un groupe qui comprend le contexte, les implications et la validité du changement suggéré.
Une fois la modification approuvée, le référentiel C3 ainsi que tous les systèmes auxquels C3 est relié sont mis à jour. Cela signifie que C3 peut synchroniser les référentiels de métadonnées entre tous les systèmes ECM connectés. Par exemple, si une nouvelle valeur de métadonnée est ajoutée dans une liste de sélection ou une taxonomie, C3 la créera dans la banque termes SharePoint appropriée ainsi que dans la liste de sélection des attributs de Open Text Content Server.
L’architecture de l’information de l’entreprise évoluera ensuite avec l’organisation de manière organique et opportune.
La décision définitive sur ce qui constitue des informations transitoires ou des informations ayant une valeur probante est généralement laissée aux utilisateurs. Cela signifie que tous les utilisateurs doivent être formés sur la manière d’appliquer cet ensemble complexe de règles dans leur travail quotidien. L’expérience a prouvé que les utilisateurs font un travail médiocre dans l’application de règles de gouvernance de l’information sur le contenu qu’ils génèrent. En conséquence, un audit continu est nécessaire pour garantir l’intégrité de ces règles.
Avec C3 intégré dans Microsoft 365, les règles permettant d’identifier les documents ou courriels (mails) probants sont préconfigurées. Le logiciel applique automatiquement ces règles en se basant sur le contexte dans lequel les documents/courriels sont créés et sur une analyse sémantique du contenu.
L’architecture de l’information (référentiel de métadonnées + règles de conformité) requise par des systèmes tels que SharePoint ou GCdocs est maintenue et verrouillée dans ces systèmes et plates-formes propriétaires. Cela rend difficiles l’intégration du contenu et la migration entre et entre les différents systèmes.
La mise en œuvre de C3 simplifie le processus, car le référentiel C3 est indépendant des outils et peut être exploité par de nombreux systèmes et plates-formes.
Une fois que C3 a créé des métadonnées riches et cohérentes sur tout le contenu de l’organisation, il est possible de créer des rapports ou des tableaux de bord à l’aide d’outils de Business Intelligence (BI) pour surveiller le statut et l’évolution des informations d’entreprise sous plusieurs angles et ce, en temps réel.
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