L'importance de la classification du contenu : Gestion du patrimoine informationnel (1/3)

Avec la facilité de création de contenu numérique, il est de plus en plus important de classer le contenu afin de pouvoir le gérer, le trouver, le réutiliser et l’éliminer si nécessaire. Si vous pensez à achever votre rapport d’impôts, il serait utile de trouver tous les documents fiscaux relatifs à une année fiscale particulière sans avoir à fouiller manuellement dans des fichiers et des dossiers. Les étiquettes répondent à ce besoin, en s’appuyant sur une liste contrôlée de termes, une taxonomie, pour aider à décrire le contenu afin que celui-ci puisse être trouvé et géré facilement et de manière consistante.

L’importance d’une classification correcte du contenu, lorsqu’elle est appliquée à l’échelle d’une organisation, ne doit pas être ignorée. Le fait de disposer d’un contenu correctement décrit et organisé vous permet de prendre des décisions avec des informations pertinentes là où elles sont nécessaires, ce qui minimise la recréation de contenu et les heures perdues à rechercher des informations pertinentes.

Chez Cogniva, à un haut niveau, nous considérons les étiquettes à travers plusieurs dimensions 

Les étiquettes basées sur le contenu décrivent le contenu du document (par exemple, le type de contenu est un document fiscal).

Les étiquettes basées sur le contexte décrivent le contexte dans lequel le contenu a été créé (par exemple, l'auteur est Sydney, la date de création est le 7 février 2019).

Les étiquettes d'organisation du travail décrivent un sous-ensemble d'étiquettes basées sur le contenu, qui aident à décrire le contenu selon diverses dimensions telles que le numéro de projet, le numéro de dossier, etc. Il peut être utile de considérer l'organisation du travail comme des dossiers que vous pourriez créer pour organiser vos fichiers.

Les étiquettes relatives à la tenue des dossiers décrivent les règles relatives à la gestion des dossiers, notamment les numéros de plan de classement, les règles de conservation et d'élimination, etc.

Nous travaillons avec nos clients pour rédiger un schéma de métadonnées, qui définit les étiquettes nécessaires pour répondre aux besoins de l'organisation. Une organisation comme Parcs Canada pourrait souhaiter classer un document en fonction d'une espèce en péril, de sorte qu'une recherche puisse être effectuée pour trouver tous les rapports où une telle espèce est mentionnée. Le schéma des étiquettes s'appuie sur des sources telles que le Dublin Core, ou les éléments d'étiquettes prescrits par le Information Management Common Core, ou encore l'ancien RKMap (profil d'application des étiquettes pour la tenue de documents du gouvernement du Canada, avec des personnalisations pour répondre aux résultats du client. Les solutions sont spécifiques au client, et une combinaison d'entretiens avec le client et d'analyse des activités est nécessaire pour fournir une solution adaptée.

En fin de compte, un contenu qui n'est pas décrit de manière cohérente ne peut pas être facilement exploité quand et où il est nécessaire. L'information étant l'un des actifs les plus précieux d'une organisation, celle-ci doit être gérée de manière appropriée. Mais cela crée un défi, car les gens ont tendance à ne pas penser à classer leur contenu. Ils ont tendance à ne pas classifier du tout ou à classifier un nombre minimal d'étiquettes. Vous pouvez augmenter le niveau d'adoption des utilisateurs en rendant la classification aussi facile que possible. Dans mes deux prochains billets, je parlerai de deux méthodes distinctes pour augmenter l'adoption : la classification basée sur des règles et celle utilisant l'autoclassification.